Elämme maailmassa, jossa vaihtoehdot ovat lähes loputtomat ja aika on rajallista. Erityisesti työelämässä tämä voi tarkoittaa sitä, että olemme jatkuvasti tekemisissä monien eri tehtävien ja vastuiden kanssa. Tässä pyörteessä oman perustehtävän kirkastaminen ja työn priorisointi nousevat keskeisiksi taidoiksi. Mutta miten löytää ne keskeiset alueet, joihin keskittyä, ja miten varmistaa, että ne hoidetaan riittävän hyvin?
Tässä muutamia ajatuksia:
1. Perustehtävän ja tavoitteiden selkeä määrittely: Ensimmäinen askel oman perustehtävän kirkastamisessa on ymmärtää selvästi, mikä se oikeastaan on. Mitkä ovat organisaation tai oman tiimin keskeiset tavoitteet ja missio? Mitä roolia kunkin odotetaan tässä kokonaisuudessa täyttävän? Ymmärtävätkö kaikki kunkin perustehtävän samalla tavalla? Onko perustehtäviä tarpeen selkeyttää yhteisen keskustelun kautta?
2. Työtehtävien priorisointi: Kun hahmottaa, mikä on perustehtävä, on tärkeää priorisoida työtehtävät sen mukaan. Ensisijaisesti on keskeistä paneutua niihin tehtäviin ja vastuisiin, jotka tukevat suoraan organisaation tai tiimin tavoitteita. Mikä on kaikkein merkittävintä sen varmistamiseksi, että asetetut tavoitteet saavutetaan? Mikä on oikeasti akuuttia? Miten oma työ vaikuttaa muiden työhön?
3. Laatu vs. määrä: On helppo ajautua multitaskaamaan yrittäessään saada paljon asioita tehtyä. Mutta todellinen tehokkuus ja vaikuttavuus tulevat laadusta, ei määrästä. Sen sijaan, että yrittää tehdä kaikkea, kannattaakin keskittyä tekemään keskeisimmät asiat mahdollisimman hyvin yksi asia kerrallaan. Multitaskaamisessa tekemisen fokus helposti katoaa ja tehtävään uudelleen orientoitumisessa ja vauhtiin pääsemisessä syntyy aikahukkaa.
4. Muutokseen sopeutuminen: Työn priorisointi ja perustehtävän kirkastaminen eivät ole kertaluonteisia tehtäviä. Ne vaativat jatkuvaa arviointia ja sopeutumista muuttuvissa olosuhteissa. Työssä on oltava valmis tarkastelemaan säännöllisesti työn painopisteitä ja tarvittaessa tekemään niihin myös muutoksia. On tärkeää varmistaa, että jokainen on ajan tasalla organisaation tai tiimin tavoitteista ja tarpeista ja että kunkin työ tukee niitä parhaalla mahdollisella tavalla.
Keskittyminen olennaiseen ja oman perustehtävän kirkastaminen eivät ole aina helppoa. Lukuisten kiinnostavien ja tärkeiden työtehtävien äärellä saattaa kaikki tuntua yhtä tärkeältä ja kiireelliseltä eikä aika tai energia tunnu riittävän ajatteluun. Tällaisessa tilanteessa ulkopuolinen keskustelukumppani voi auttaa jäsentämään ajatuksia. Jos kaipaat juttuseuraa oman perustehtäväsi ja työsi priorisoinnin äärellä, niin Vriskon Kompassi sekaisin -polku on sinua varten. Palataan yhdessä perusasioiden äärelle ja helpotetaan työtäsi!
Henna Komonen
toimitusjohtaja
